Puntos principales

• Un manual de bienvenida es una herramienta que también pueden aprovechar los negocios más pequeños para facilitar la integración de los nuevos empleados e impulsar la productividad.
• Este documento es, además, la primera señal de interés y respeto hacia un colaborador.
• Aquí te compartimos una guía básica para redactar y usar esta herramienta clave de comunicación interna.

¿Has oído hablar del manual de bienvenida? Seguramente sí, pero quizá crees que es una herramienta exclusiva del área de Recursos Humanos de los grandes corporativos, que cuentan con cientos o miles de empleados. En realidad, es algo que también pueden aprovechar los negocios más pequeños para facilitar la integración de los nuevos miembros de un equipo e impulsar la productividad. Y hoy vamos a contarte de qué se trata.

Las ventajas de este documento de comunicación interna son muchas, y redactarlo y aplicarlo es mucho más sencillo de lo que imaginas. Sólo tienes que tener en cuenta algunos puntos importantes, y como siempre, en Mi Propio Jefe estamos listos para compartir esta información valiosa contigo. ¿Arrancamos?

¿Qué es un manual de bienvenida?

Como explican los expertos, un manual de bienvenida no es tan importante por su contenido, sino por el efecto que provoca: de parte de la empresa, es la primera señal de interés y respeto hacia un nuevo empleado.

Porque todos hemos trabajado para alguien, y nos hemos sentido desorientados, ignorados y nerviosos durante las primeras semanas en un nuevo trabajo. Y no olvidamos a aquellas personas que se acercaron para compartirnos datos sobre las normas internas de la empresa, o detalles sobre el puesto que ocupábamos. Y un manual de bienvenida resulta sumamente útil para que el nuevo integrante de un equipo se sienta contenido de entrada.

Bien utilizado, este documento también puede ser clave para acortar la curva de aprendizaje, evitar errores y confusiones, y ganar tiempo durante el proceso de integración.

¿Qué contiene este documento? Esta información se divide en dos partes: la relacionada con la empresa y la que tiene que ver con el puesto del nuevo empleado. Y estos son sus puntos básicos, que luego deberán adaptarse según el giro y las características de cada negocio.

Sobre la empresa

• Información básica sobre la compañía (historia, misión y visión, valores).
• Políticas de la empresa (por ejemplo, de conducta interna, de igualdad de oportunidades, y contra el acoso, hostigamiento, discriminación y violencia laboral).
• Información sobre el pago de la nómina (fechas, medios de pago, etc.).
• Recursos disponibles para los empleados, como cursos y talleres de capacitación, programas de desarrollo emocional, comedor, etc.

Sobre el empleado

• Información sobre el puesto a desempeñar: funciones, objetivos, horarios, etc.
• Posición en el organigrama de la empresa: responsabilidades, equipo a cargo, superior inmediato, puntos a considerar en la evaluación de desempeño, etc.
• Detalles sobre los beneficios y compensaciones, como vacaciones pagadas, aguinaldo, vales de despensa, seguro médico, bonos anuales, etc.

¿Qué hacer con un manual de bienvenida?

Una vez elaborado el documento, no te límites a enviarlo a cada nuevo empleado que se incorpore al negocio. Por empezar, es muy importante que hagas de ese momento algo especial. Y que por ejemplo tú, como dueño del negocio, lo entregues personalmente.

También es ideal que un encargado de Recursos Humanos esté presente en la reunión y brinde una breve introducción sobre el contenido, con especial énfasis en los puntos más importantes y en que el empleado lea más tarde todo el documento.

En los grandes corporativos, la redacción del manual de bienvenida suele estar a cargo del área de Recursos Humanos. Pero en los negocios pequeños y medianos, es mejor contar con el apoyo de representantes de las diferentes áreas.

Con respecto al formato, entrega este documento impreso y también en digital, para que el colaborador pueda consultarlo cuando lo necesite y hacer las preguntas necesarias en caso de alguna duda (por ejemplo, sobre el proceso para solicitar vacaciones).

Los especialistas en desarrollo organizacional también recomiendan que los compañeros del nuevo colaborador le den una bienvenida. Y que alguno le brinde un “tour” por las instalaciones para mostrarle los lugares que necesita conocer, como la sala de juntas, el depósito, el área de fotocopiadoras, los baños, etc.

En toda organización existen los llamados “facilitadores”, personas amables que tienen años en la empresa, la conocen y la quieren, y siempre van a estar felices de recibir a un nuevo integrante.

En cuanto a la redacción, es mejor usar un lenguaje sencillo y honesto, utilizar párrafos cortos y recurrir a imágenes, diagramas, fotografías e imágenes para facilitar la lectura y la comprensión.

En los grandes corporativos, esta tarea suele estar a cargo del área de Recursos Humanos. Pero en los negocios pequeños y medianos, es mejor contar con el apoyo de representantes de las diferentes áreas. Por ejemplo, producción y logística. ¿Por qué? Porque así podrás asegurarte de que el manual incluya información real y útil, y no resulte demasiado “institucional”.

Por último, no olvides que un manual de bienvenida es un documento “vivo”, que debe revisarse y actualizarse cada vez que haya cambios internos en la empresa, o relacionados con el puesto del nuevo empleado.

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