Puntos principales:

• Una empresa puede vender mucho. Pero si las facturas no se generan a tiempo o hay muchos clientes morosos, vender puede convertirse en un problema.
• La cobranza tiene como objetivo transformar la cuentas por cobrar en activos líquidos en el menor tiempo posible, y es en medio del desorden y las demoras cuando la salud financiera del negocio se resiente.
• Para optimizar este proceso, hay que trabajar con dos indicadores clave: el ciclo de cobro y los días de retraso de los clientes.

La gestión de la cobranza es uno de los procesos críticos para la salud financiera y la rentabilidad del negocio. Porque una empresa puede vender mucho, pero si las facturas no se generan a tiempo o hay muchos clientes morosos, vender puede convertirse en un problema. Y ese es un lujo que, como emprendedores, no nos podemos dar.

Como explican los expertos, la cobranza tiene como objetivo transformar la cuentas por cobrar en activos líquidos en el menor tiempo posible, para equilibrar las salidas de dinero por la compra de mercadería, el pago de salario de los empleados o la inflación, y asegurar además una ganancia. Para lograrlo, los dueños del negocio necesitan organizar un conjunto de estrategias, tareas y negociaciones relacionadas con los clientes, pero también con procesos internos de la empresa. Y medir los avances y resultados a través de indicadores.

¿Cuáles son esos indicadores? Básicamente dos: el ciclo de cobro y los días de retraso de los clientes. Vamos a ver con más detalle de qué se trata.

Ciclo de cobro

Es el número de días que establece una empresa para que un cliente cumpla con el pago a partir del momento en el que se entrega la mercadería o servicio, y se emite la orden de pago, el recibo o factura.

Este plazo no es algo que los emprendedores puedan dejar librado al azar en su negocio, ya que determina la liquidez y la capacidad para cumplir con los propios compromisos, como el pago de los servicios o de la nómina. Por ejemplo, no es posible dar plazos de pago a 90 días si no aseguramos antes los fondos para pagar los salarios, los gastos fijos de la empresa y la compra de mercadería para reponer el stock.

Días de retraso de los clientes

Es fundamental dar seguimiento a este indicador para identificar a los clientes morosos, separarlos de aquellos que cumplen puntualmente con sus pagos, y pensar en estrategias para lograr que se pongan al día.

Por ejemplo, está claro que si somos proveedores de materias primas para el sector gastronómico y vamos a ofrecer plazos de pago sin interés, no podemos incluir a bares y restaurantes que llevan meses de deudas. Además, hay que pensar en penalizaciones por pagos fuera de término y en cómo se van aplicar, pero también en estrategias para promover entre todos los clientes el pronto pago. Por ejemplo, 10% de descuento por pago en efectivo, o por pagos domiciliados con tarjeta de crédito entre el día 1 y 5 de cada mes (como hacen muchas empresas de telefonía e Internet).

Quizá la clave más importante en un proceso efectivo de cobranza sea la “inversión de roles”, en la que el rol activo en el pago pasa de la empresa al cliente.

Algunas claves de un buen proceso de gestión de cobranza

Una buena gestión de cobranza se apoya en un proceso ordenado y claro, que monitoree fechas y comportamientos entre los clientes. Y genere alertas de retrasos a tiempo, para evitar los riesgos de incobrabilidad y de pérdida de dinero.

Quizá la clave más importante en este proceso sea la “inversión de roles”, en la que el rol activo para el pago pasa de la empresa al cliente. Es decir, en vez de pensar en cómo “perseguir al cliente moroso” y eliminar deudas, lo más inteligente es trabajar en mecanismos para facilitar los pagos y en incentivos para que se hagan aún antes de la fecha límite. Vamos a ver algunas otras.

Clave #1. Revisa el perfil del cliente y su capacidad de pago. Antes de establecer fechas de pago de una factura, porcentajes de recargo por días de morosidad, baja en la prestación de un servicio o incluso un aumento en los precios, es importante contar con toda la información sobre la capacidad de pago del cliente.

Clave #2. Establece fechas de pago realistas. De nada sirve vender o presionar al cliente con un pago si tenemos la sospecha de que, al final, no va a poder cumplir con sus compromisos. En el caso de servicios, o de altos volúmenes de compra, lo ideal es establecer plazos de pago por cliente.

Clave #3. Identifica el estado del pago en tiempo real. Para obtener ese dato, necesitamos apoyarnos en la tecnología. Más concretamente, en un sistema de administración empresarial que capte información de manera automática, controle todo el ciclo de compra venta, y nos permita conocer datos importantes como la fecha de emisión de una factura, el plazo y la modalidad de pago establecidos, y el historial de cada cliente.

Clave #4. Asegura una comunicación permanente con el cliente. Es mejor que exista un solo interlocutor y un solo canal de comunicación, y que en las primeras etapas el proceso este automatizado. Por ejemplo, se puede programar el envío de un correo electrónico para recordar la inminencia de la obligación de pago, y otro en caso de que haya una demora, al día siguiente de la fecha acordada.

Clave #5. Desarrolla estrategias de negociación. Por último, es vital trabajar con las cuentas críticas para no perderlas y que, idealmente, vuelvan a ser una fuente saludable de ingresos para la compañía. No caigas en prácticas de amedrentamiento o amenaza, piensa en opciones realistas para las dos partes (por supuesto, poniendo siempre en primer lugar la salud financiera de la empresa) y comunícalas con firmeza pero también con voluntad de llegar a un buen acuerdo.

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