Puntos principales

• Con un buen proceso de gestión de pedidos, las empresas pueden asegurar la satisfacción de los clientes y más ventas.
• Cuando este proceso es ordenado tiene ventajas adicionales a nivel interno, ya que evita la pérdida de tiempo y recursos, disminuye el nivel de estrés entre los empleados y mejora el clima laboral.
• Conoce a través de este artículo cómo afinar la gestión de las órdenes de compra en tu negocio a través de sus tres etapas: recepción, cumplimiento y seguimiento de los pedidos.

Como emprendedores, siempre resulta emocionante recibir una orden de compra por parte de un cliente. Pero qué frustración podemos sentir también al descubrir, pocos minutos después, que no contamos con el producto solicitado, y que la fábrica va a necesitar varios días para reabastecer la bodega.

El problema de este tipo de situaciones es que no solo pueden significar la pérdida de una venta puntual, sino de un cliente importante. Y para evitarlas y asegurarnos de tener una base de clientes satisfechos, necesitamos mejorar el proceso de gestión de pedidos. Esta tarea se vuelve prioritaria cuando el negocio está creciendo, y se registra un volumen creciente de ventas.

Cuando este proceso es ordenado y eficiente, tiene ventajas adicionales a nivel interno, ya que evita la pérdida de tiempo y recursos, disminuye el nivel de estrés entre los empleados de áreas como ventas y logística, y mejora el clima laboral.

Vamos a ver, paso a paso, como aplicarlo en tu empresa a través de cada una de las etapas y los pasos de este proceso.

Etapa #1. La recepción del pedido

El registro de los pedidos. Notificar y dar seguimiento a las nuevas órdenes de compra puede resultar relativamente sencillo cuando la operación es pequeña. Pero a medida que la empresa suma nuevos canales de ventas y hay más pedidos, este proceso puede llegar a desordenarse. Y provocar, por ejemplo, que un cliente nunca reciba su producto. Para evitarlo, automatiza el registro de órdenes de compra y la actualización del estado de los clientes a través de sistemas de administración empresarial, que además puedan conectar el módulo de inventarios con marketplaces y tiendas en línea.

El procesamiento de los pagos. Hacer difícil que un cliente pague por su compra es uno de los pecados más grandes que podemos cometer en nuestro negocio. Porque significa desperdiciar todos los recursos que invertimos en contar con los mejores productos, y en su promoción y distribución. Ya sea que tengas una tienda física o en línea, incorpora al negocio procesadores de pago confiables y seguros, y que además resulten fáciles de usar para los clientes. ¡Enfócate en no perder una sola venta! Y asegúrate además de no completar ningún pedido sin que el pago haya sido realizado.

Además de poder realizar sus pagos con rapidez y seguridad, los clientes exigen entregas rápidas (y en lo posible, el mismo día y gratuitas).

Consolidar los pedidos multicanal. Ofrecer tus productos a través de diferentes canales es una excelente manera de potenciar la visibilidad digital de tus productos. Pero sin la plataforma adecuada, la gestión de los envíos puede desordenarse y, al final, vas a perder muchas órdenes de compra. Eso es lo que sucede cuando, por ejemplo, el dueño del negocio inicia sesión en cada canal de ventas y exporta manualmente los detalles de cada pedido a una hoja de cálculo. ¿Cuál es la alternativa más eficiente? Una plataforma de gestión de pedidos que los centralice y consolide automáticamente, como el sistema de administración empresarial que ya mencionamos.

Etapa #2. El cumplimiento de las órdenes

La preparación de los pedidos. Además de poder realizar sus pagos con rapidez y seguridad, los clientes exigen entregas rápidas (y en lo posible, el mismo día y gratuitas). Para asegurarle al consumidor la mejor experiencia que podemos darle, el primer paso es diseñar un proceso ordenado para identificar en qué lugar del almacén se encuentra cada producto, recogerlo, registrar esa salida de la bodega, llevar el producto al área de revisión de calidad y embalaje, y prepararlo para su envío.

El embalaje. Cada vez más, los compradores dan importancia no solo a la solidez y capacidad de protección del embalaje (especialmente cuando se trata de productos valiosos o frágiles). También registran de manera positiva que los empaques tengan un bonito diseño y puedan ser reutilizados para otros fines (por ejemplo, para el almacenamiento de accesorios de moda o artículos de papelería).

Invierte entonces en las cajas de envío adecuadas para las dimensiones y características de tus productos y en otros elementos (por ejemplo, papel de grado alimenticio en el caso de alimentos). Y por supuesto, asegura a través de herramientas como etiquetas con código de barras que cada producto se asigne al pedido correcto.

El envío. Una vez seleccionados los productos y empaquetados de la manera adecuada, lo que sigue es imprimir la etiqueta de envío, solicitar el servicio de mensajería interno o externo, marcar el pedido como “enviado” en el sistema de gestión de pedidos, y enviar el correo electrónico de “confirmación de envío” al cliente.

Etapa #3. La experiencia postventa

El seguimiento de los envíos. Por último, ten en cuenta que un proceso eficiente de gestión de pedidos no termina cuando se entrega el paquete a la mensajería o se deja en el domicilio del cliente. Para ofrecer una buena experiencia de post-venta y generar una base de clientes fieles, necesitas mantenerlos informados sobre el día de llegada de su paquete, dónde se encuentra y otros datos, como por ejemplo el nombre del repartidor. Puedes hacer esto a través de correos electrónicos y mensajes de WhatsApp.

Otros mensajes para seguir la conversación. Una vez realizada la entrega con éxito, lo que queda es mantenerse en contacto con los clientes a través de otro correo para preguntarle si hubo algún problema con la entrega y cuál es su índice de satisfacción con su compra. Y si acepta la invitación, se puede dar de alta al cliente en el newsletter semanal o mensual de la empresa, para mantenerlo actualizado sobre novedades, promociones y otras noticias.

***

>>>Síguenos en Facebook<<<

Lee más sobre este tema:

Nuestras últimas entradas: