Puntos principales:

• Elaborar presupuestos y cotizaciones, facturar, dar seguimiento a los cobros y generar los CFDIs de pago puede llevarte gran parte del día.
• Afortunadamente, aquellos que han decidido convertirse en su propio jefe hoy disfrutan de una gran ventaja: el mayor acceso a herramientas tecnológicas, que han simplificado la gestión administrativa y contable de todo tipo de negocios.
• Con un sistema de facturación en línea no solo vas a poder generar los documentos necesarios, sino que vas a obtener otros beneficios concretos para el negocio.

Si tienes un negocio, o trabajas por tu cuenta como freelancer, manejar la contabilidad puede resultar agotador. Elaborar presupuestos y cotizaciones, facturar, dar seguimiento a los cobros y generar los CFDIs de pago puede llevarte la mayor parte del día. Y dejar poco tiempo para lo realmente importante, como mejorar tu propuesta de valor o generar estrategias para vender más.

También hay que tener en cuenta que, en temas de contabilidad y administración, tenemos que ser muy ordenados y no cometer errores. En primer lugar, porque la claridad y transparencia en los números es fundamental para la salud y la rentabilidad de la empresa. Y en segundo lugar, porque la autoridad fiscal ha aumentado su capacidad de control sobre los contribuyentes, y periódicamente renueva los requerimientos para, por ejemplo, justificar ingresos o comprobar gastos.

Afortunadamente, aquellos que han decidido convertirse en su propio jefe hoy disfrutan de una gran ventaja: el mayor acceso a herramientas tecnológicas, que han simplificado la gestión administrativa y contable de todo tipo de negocios, hasta los más pequeños. Y que permiten a los emprendedores organizar mejor su tiempo y enfocarse en las tareas más estratégicas.

Así que si tienes un negocio, o trabajas por tu cuenta, necesitas contar sí o sí con un sistema de facturación electrónica. Con esta herramienta no solo vas a poder generar los documentos fiscales necesarios, sino que vas a obtener otros beneficios concretos para la mayor generación de ingresos. ¡Sigue leyendo y conoce las seis ventajas de mayor impacto!

Ventaja #1. Vas a proyectar una imagen profesional ante tus clientes

Con un sistema de facturación inteligente y en línea, vas a poder generar y timbrar en minutos facturas, notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, y comprobantes de recepción de pago con todos los requisitos de la autoridad fiscal.

Además, muchas plataformas cuentan con plantillas personalizables para generar los comprobantes fiscales, por lo que podrás incluir por ejemplo el logo y el slogan del negocio en cada documento. Así, vas a poder dar un toque profesional a este proceso y dejar la mejor impresión entre tus clientes.

Ventaja #2. Dormirás más tranquilo

Como mencionamos, gracias a la automatización de procesos y la mayor capacidad para captar y manejar datos, la autoridad fiscal tiene un poder de monitoreo mucho más grande sobre la actividad fiscal de los contribuyentes. Y por lo tanto, hoy ya no es tan fácil generar ingresos y no declararlos, y al final de cuentas, si caes en este tipo de prácticas en algún momento puedes recibir una sanción.

Cuando tienes un negocio, son muchos los asuntos por atender. Así que es mejor tener todo en regla y no dedicar energía en generar más problemas. Además, la gestión de la documentación contable es un asunto delicado, sobre todo si estás decidido a hacer crecer tu negocio y, eventualmente, contratar empleados y generar un patrimonio.

Otra función muy útil de los sistemas de facturación es que te van a ayudar a tener un mejor manejo de la cobranza y, por lo tanto, del flujo de efectivo del negocio.

Ventaja #3. Te vas a asegurar un mejor control de los ingresos y egresos

Uno de los retos más grandes para alguien que decide emprender o llevar una actividad económica independiente es aprender a manejar sus ingresos y gastos. Y con un buen software de facturación, vas a poder crear listas y registrar las entradas de dinero y cada uno de los gastos del negocio, identificar cuáles son deducibles y cuáles no, y determinar si al final del mes hubo ganancias o pérdidas.

La ventaja de estas plataformas es que, a diferencia de una plantilla de Excel, los cálculos y cruces de información pueden automatizarse, y eso te va a ahorrar mucho tiempo y errores en las operaciones.

Ventaja #4. La gestión de los cobros será más eficiente

Otra función muy útil de los sistemas de facturación es que te van a ayudar a tener un mejor manejo de la cobranza y, por lo tanto, del flujo de efectivo del negocio. ¿Cómo? Por empezar, con un acceso rápido a la información sobre las facturas generadas en el mes y un registro de cuáles ya fueron saldadas.

Además, al momento de generar los CFDIs de pago vas a poder relacionarlos con la factura correspondiente, y cargar automáticamente datos como el monto a pagar, la forma y el medio de pago. Todas estas funciones no solo te van a ayudar con el orden contable del negocio, sino que también te van a preparar durante todo el año para la presentación a tiempo de la declaración de impuestos.

Ventaja #5. Podrás llevar un mejor seguimiento y control de clientes, productos y servicios

Otra de las grandes ventajas de un software de facturación es que te va a permitir crear catálogos muy prácticos para la gestión diaria de las ventas, los cobros y la generación de documentos fiscales.

Por ejemplo, a través del módulo de clientes, vas a poder registrar y actualizar todos los datos de los receptores de las facturas, como nombre o razón social, RFC, régimen fiscal, uso del CFDI, dirección fiscal y correo electrónico. Además, en los catálogos de productos y servicios vas a poder incorporar todos los detalles del catálogo, tanto de artículos físicos como digitales (por ejemplo, libros impresos o ebooks).

Ventaja #6. Vas a ahorrar mucho tiempo, dinero y espacio

Aunque emitir facturas electrónicas ya no es opcional, al momento de invertir en un software de facturación no viene mal recordar lo complicado que era hacer una factura en papel, llevarla hasta el domicilio del cliente, tratar de darle seguimiento al cobro, rogar que el documento no se perdiera y esperar que quedara saldada en tiempo y forma.

¿Cuánto tiempo nos ahorramos ahora al generar una CFDI electrónico y que se envié automáticamente al cliente? ¿O al evitar errores al introducir datos como el RFC y el domicilio del cliente, que ya están cargados en el sistema? ¿Te has puesto a pensar en cuánto ha mejorado el ciclo de cobro de los documentos? ¿Y de todo el espacio que ya no tienes que ocupar en tu oficina o bodega para almacenar cajas y cajas de facturas impresas?

Y lo mejor de todo es que ya podemos acceder a todos estos beneficios por una inversión razonable, o incluso por el pago de una iguala mensual. Investiga todas las opciones disponibles en el mercado, pide recomendaciones y da este paso fundamental para el futuro de tu emprendimiento.

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