Puntos principales:

• Luego de un período de convivencia entre las dos versiones de la factura electrónica, y de reiteradas prórrogas, a partir del 1 de abril será obligatorio el uso del CFDI 4.0.
• Esta fecha aplica también para los complementos compatibles, como el de recepción de pagos o retenciones.
• Para ayudarte en la transición, preparamos este checklist con los pasos recomendados y los datos que vas a necesitar tener a la mano para emitir los comprobantes sin ningún tipo de error.

Una de las novedades más importantes en materia fiscal durante el último año fue la entrada en vigor del nuevo Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) 4.0, que sustituye su versión 3.3.

Aunque todavía son muchos los contribuyentes que utilizan la versión vigente desde el 2017, la realidad es que los cambios entraron en vigor el 1 de enero pasado; pero la autoridad tributaria otorgó un período de convivencia entre ambos comprobantes, que tras reiteradas prórrogas vence el próximo 31 de marzo.

Por lo tanto, a partir del 1 de abril solo serán válidas las nuevas facturas electrónicas en su versión 4.0, y el uso de la versión 3.3 será sancionado. Esta fecha aplica también para los complementos compatibles, como el de recepción de pagos o retenciones.

Así que, si aún no has migrado a la nueva factura electrónica, es muy importante que, durante las próximas semanas, conozcas cuáles son los nuevos requisitos para su emisión, te asegures de contar con una plataforma confiable y segura de facturación, y que el primer día de abril te encuentres listo para cumplir con los nuevos requisitos de la autoridad fiscal.

Para ayudarte en la transición, preparamos este checklist con los pasos recomendados y los datos que necesitarás para emitir los comprobantes sin ningún tipo de error. ¿Comenzamos?

☐ 1. Habla con tu proveedor del servicio de facturación electrónica y asegúrate de que la plataforma está lista para la generación de los nuevos CFDI.

☐ 2. Si no te sientes tranquilo, migra hacia un nuevo sistema de facturación, como Aspel Facture. ¿Qué características son importantes?

• Que sea de uso intuitivo para emitir los comprobantes de forma sencilla y rápida;
• Que sea configurable para que se integre a otras plataformas en uso en la empresa;
• Y que tenga funciones automatizadas, como el envío por correo electrónico de los CFDI a los clientes.

☐ 3. La nueva factura electrónica requiere:

• Más información sobre la identidad de los contribuyentes,
• Su actividad económica,
• Su régimen fiscal y los impuestos que pagan.

Empieza a recopilar esos datos en la plataforma de facturación que utilices: el nombre o razón social, el régimen fiscal y el código postal del domicilio fiscal de tus clientes.

☐ 4. Solicita la Cédula de Identificación Fiscal (CIF) a tus clientes actuales para verificar que los datos que tienes almacenados son correctos. La CIF es un documento fiscal emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) para brindar identidad exclusiva a cada contribuyente mexicano. Con ella, aseguras que tanto los datos que tiene la autoridad fiscal sobre tus clientes como los que están almacenados en la plataforma de facturación de la empresa, coincidan. Por ejemplo, si la razón social de una empresa aparecía anteriormente como “Danilo y Hermanos S.C.”, ahora debes registrar “Danilo y Hermanos”, sin incluir la forma jurídica.

☐ 5. Identifica cuál es la información adicional que requerirás para casos especiales. Por ejemplo, cuando las operaciones que ampararán las facturas son objeto de otros impuestos indirectos, cuando exista una exportación de mercancías o cuando haya operaciones con el público en general.

☐ 6. Realiza pruebas antes del 31 de marzo y envía las facturas a algunos de tus clientes para asegurarte de que no hay errores (ellos también deben cumplir con sus propios requisitos).

☐ 7. Si realizas operaciones con el público en general (es decir, que no te solicitan CFDI) y emites facturas globales, ten en cuenta que a partir de abril tendrás que especificar su periodicidad.

☐ 8. Comunica a tus clientes de manera formal —por ejemplo, a través de un correo electrónico— que para el proceso de cancelación de facturas tendrás que señalar el motivo y que los comprobantes solo podrán cancelarse en el ejercicio en el que se expidan. Por lo tanto, necesitarás que te pidan una cancelación y que te brinden toda la información con la necesaria anticipación.

☐ 9. En cuanto al complemento para la recepción de pagos, ten en cuenta que con el nuevo CFDI 4.0 también pasará a la nueva versión 2.0. Confirma con tu proveedor de facturación electrónica que también está listo para brindarte ese servicio.

☐ 10. El CFDI de retenciones e información de pagos también pasa a la versión 2.0. Habla también sobre este punto con tu proveedor.

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