Puntos principales:

• La adquisición de bienes y servicios tiene un impacto directo en los resultados de la empresa.
• La revisión y mejora constante de este proceso permite mantener relaciones ganar-ganar con los proveedores y generar más recursos para la innovación y la mejora de la propuesta de valor.
• La tecnología juega un papel clave para automatizar, disminuir el margen de error y asegurar la transparencia.

Si bien, al principio puede parecer un proceso sencillo, a medida que un negocio crece el proceso de compras empieza a complicarse: sus responsables no solo tienen que asegurarse de que los bienes y servicios adquiridos cumplan, por ejemplo, con ciertos estándares de calidad o de revisar los antecedentes de los proveedores, sino de hacer una buena gestión de los recursos disponibles e incluso de cuidar el historial crediticio de la empresa.

Es que la optimización del proceso de compras tiene un impacto directo en los resultados de cualquier empresa; mucho más en el caso de una pequeña y mediana (pyme), ya que los presupuestos suelen ser más limitados al momento de asegurar los insumos o servicios necesarios para la producción y la operación diaria.

La revisión y mejora constante del proceso de compras tiene muchos beneficios importantes, como:

• La reducción de costos de fabricación y operación. Cuando un departamento trabaja de manera eficiente hay un impacto directo sobre la rentabilidad; y también sobre el nivel de satisfacción del cliente, quien puede obtener precios más convenientes por sus productos o servicios.
• El armado de una buena red de proveedores. Cuando los responsables de Compras trabajan con una visión estratégica convierten a sus proveedores en verdaderos aliados del negocio. No se enfocan solamente en obtener el precio más bajo del mercado o los plazos de pago más extensos, sino en generar relaciones ganar-ganar.
• La minimización de los riesgos. Además de potenciar la rentabilidad, el área de Compras trabaja para reducir problemas potenciales en el flujo de trabajo por la falta de insumos o servicios clave. Situaciones que, además de provocar demoras en las entregas, dañan la reputación de la marca entre sus clientes y ante la competencia.
• La mejora en la propuesta de valor de la empresa. La búsqueda constante de mejores insumos, envases o servicios permite innovar en el desarrollo de nuevos productos o servicios, crear una nueva ventaja competitiva y poner a la empresa por delante de la competencia.
• La mejora de los procesos internos. El personal de Compras no debe enfocarse solo en el bienestar del cliente y en la salud financiera del negocio, sino también en la satisfacción de las necesidades de todos los colaboradores. Si tiene una comunicación constante con todas las áreas puede tomar buenas decisiones para la compra de tecnología, que automatice y estandarice procesos clave como la facturación electrónica, por ejemplo, a través de un sistema electrónico.

Está claro que el rol del área de Compras va mucho más allá del ahorro en los costos o de la buena gestión de los recursos. La pregunta siguiente es: ¿qué pueden hacer sus integrantes para lograr todos estos beneficios? Entonces, estos son los cinco consejos a considerar.

#1. Trabajar en una estrategia de compras

Lo primero es precisar con claridad cuáles son los objetivos más importantes en la gestión de las compras y cómo se alcanzarán; es decir, con qué estrategia. Para ello, hay que definir procesos como la detección de problemas y oportunidades, establecer indicadores clave para medir los resultados y el desarrollo de procesos. Solo así el dueño del negocio puede cerciorarse de que se está utilizando bien el presupuesto y de que la calidad de los productos y servicios está asegurada.

#2. Generar alianzas con los mejores proveedores

Como ya mencionamos, una clave para el éxito de las pymes es generar relaciones ganar-ganar con aquellas empresas que les vendan materia prima, productos, tecnología y servicios. Las alianzas de largo plazo no solo permiten asegurar la cadena de suministro o el acceso a mejores precios, sino detectar nuevas áreas de oportunidad para innovar.

Es muy importante medir la gestión y los resultados del área de Compras a través del cruce de datos entre los registros de áreas como Almacén y Contabilidad.

#3. Automatizar

Una vez definidos los procesos clave del área de Compras, hay que invertir en la tecnología adecuada para automatizarlos y así disminuir el margen de error y potenciar la productividad. Por ejemplo, con un sistema de administración empresarial, como el de Aspel SAE, que puede gestionar de una forma más eficaz el inventario y asegurar la disponibilidad de productos y servicios; además de controlar los gastos corporativos y de la caja chica, incluidos aquellos relacionados con la adquisición de materia prima y otros insumos para la producción.

#4. Monitorear la gestión

Además de definir procesos y adquirir la tecnología necesaria, es muy importante medir la gestión y los resultados del área de Compras a través del cruce de datos entre los registros de áreas como Almacén y Contabilidad. ¿Qué tipos de datos se pueden revisar? Por ejemplo, el número de productos entregados, almacenados y vendidos, los precios de adquisición y las facturas correspondientes, y las fechas de recepción y pagos.

#5. Promover la comunicación entre áreas

Por último, ten en cuenta que existen plataformas de planeación de recursos que permiten que los miembros de un equipo puedan acceder a datos clave sobre el proceso de compras de manera remota y en tiempo real, además de comunicarse a través de módulos de mensajería. Eso no solo asegura una mejor toma de decisiones, basada en datos reales, sino la transparencia en la gestión.

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